Church-events Buchungsportal für Weihnachtsgottesdienste

Hier finden Sie fortlaufend aktualisierte Informationen rund um das Weihnachtsgottesdienst-Ticketsystem für Kirchengemeinden. Mit diesem System können Gemeinden eine individuelle, maximale Teilnehmeranzahl pro Gottesdienst/Veranstaltung festlegen und so Vertrauen bezüglich Platzverfügbarkeit und bestmöglicher Sicherheit unter Corona-Bedingungen schaffen.

Die datenschutzrechtlichen Aspekte wurden zusammen mit der kirchlichen Datenschutzaufsicht erarbeitet. Wir empfehlen daher dieses System.

Die Funktionen umfassen unter anderem:

  • ein eigenes Portal pro Kirchengemeinde, das die Gemeinde auch auf ihrer Webseite einbinden kann
  • Anlegen, Löschen, Duplizieren und Bearbeiten von Veranstaltungen durch den Administrator
  • bei der maximalen Teilnehmeranzahl pro Veranstaltung kann vorgegeben werden, wie viele Teilnehmende „auf einmal“ (z.B. als Familie/Gruppe) für zusammenhängende Plätze angemeldet werden können
  • automatische Anmeldebestätigung per E-Mail mit Möglichkeit, die Buchung zu ändern/stornieren
  • Warteliste mit Nachrückverfahren
  • Administratoren können Teilnehmende manuell anmelden oder löschen (z.B. bei mündlich übermittelten An- und Abmeldungen)
  • Automatische Löschung der personenbezogenen Daten nach 4-Wochen-Frist
  • Datenschutz gemäß DSG-EKD inkl. Unterstellung des Anbieters von Church-Events unter den kirchlichen Datenschutz
  • Einlasskontrolle am Veranstaltungstag mit Hilfe einer automatisch generierten Teilnehmerliste (empfohlen) oder per QR-Code
  • optional und kostenpflichtig: Saalplanbuchung, wie im Kino oder Flugzeug, einschließlich optionaler Optimierung des Sitzplatzangebots mittels „Distanzbuchung“

So können Sie das Ticketsystem nutzen

1. Registrieren Sie Ihre Gemeinde unter https://ekd.church-events.de/ . Wählen Sie im Formular bei „Gliedkirche“ unbedingt „Lippische Landeskirche“ aus. Nur so kann eine korrekte Zuordnung erfolgen.

2. Weitere Informationen zum Abschluss des Registrierungsprozesses und der Bedienung des Buchungsportals werden Ihnen nach der Registrierung per E-Mail zugesandt.

3. Die Kosten für die Nutzung des Systems in den ersten sechs Monaten (01.11.2020 bis 30.04.2021) werden durch uns übernommen. Im April erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Hinweis „Zum Abmelden hier klicken“, worüber Sie den Vertrag über die Nutzung von Church-Events kündigen können. Jede Kirchengemeinde kann so individuell entscheiden, ob Bedarf über den April hinaus besteht. 

AchtungWenn Sie keine Kündigung vornehmen, verlängert sich der Vertrag automatisch und die Kirchengemeinde muss selbstständig für die entstehenden Kosten aufkommen. Die Konditionen werden Ihnen ebenfalls per E-Mail mitgeteilt.

4. Sollten Sie für Ihre Kirchengemeinde einen Saalplan benötigen, können Sie dessen Anlage aus dem System heraus beantragen. Klicken Sie dazu bei der Anlage einer Veranstaltung im Feld „Art der Sitzplatzanordnung für diese Veranstaltung“ auf „Neuen individuellen Saalplan anlegen“. Im Saalplan können Sie die tatsächliche Verteilung der nummerierten Sitzplätze abbilden und an die Besucher und Besucherinnen vergeben. Die Kosten für die optionale Erstellung eines Saalplans sind von der jeweiligen Kirchengemeinde zu entrichten, sie belaufen sich auf 70,-Euro zzgl. Mehrwertsteuer. Bitte beachten Sie hierbei, dass nachträgliche Anpassungen eines einmal eingerichteten Saalplans aufgrund der für den Hersteller entstehenden Aufwände ebenfalls kostenpflichtig sind.

5. Für eine bestmögliche Nutzung des Systems haben wir Ihnen ein breites Informationsangebot bereitgestellt. Alle fortlaufend ergänzten Informationen finden Sie unter „So unterstützen wir Sie“. Bitte machen Sie davon Gebrauch und kontaktieren Sie den IT-Support des Herstellers nur, wenn Sie alle Möglichkeiten der Selbstinformation ausgeschöpft haben. 

Gut zu wissen

  • Bitte gehen Sie nicht individuell auf den Anbieter zu. Nur so können wir sicherstellen, dass der Anbieter nicht mit gleichlautenden oder unnötigen Anfragen überlastet wird und dass die Gemeinden von allen Funktionen voll profitieren können.
  • Trotz der einfachen Bedienbarkeit des Buchungsportals empfehlen wir dringend, das Ticketsystem nicht an Heiligabend zum ersten Mal einzusetzen, sondern bereits vorher zu nutzen. So können Helfer und Administratoren vorab üben und sich – ebenso wie die Teilnehmer – mit dem System vertraut machen 

Achtung: Grundlegende Fragen können an Sonn- und Feiertagen (wie beispielsweise. an Heiligabend) vom IT-Support des Herstellers nicht beantwortet werden. Bitte berücksichtigen Sie dies bei Ihren Planungen.

Bitte beachten Sie, dass das Buchungsportal für Weihnachtsgottesdienste nicht von der Lippischen Landeskirche betrieben wird und deshalb durch uns kein IT-Support geleistet werden kann.

So unterstützen wir Sie

  • Wir möchten, dass Sie sich sie bei der Bedienung des Ticketsystems gut und schnell zurechtfinden. Deshalb bieten wir Ihnen hier verschiedene Informationsangebote. Für technische Fragen zum System steht Ihnen ein IT-Support seitens des Anbieters zur Verfügung. Wir bitten Sie ausdrücklich zuerst die hier dargestellten Hilfemöglichkeiten vollumfänglich zu nutzen, bevor Sie eine Anfrage an den Hersteller starten. 
  • Schulungsvideo des Herstellers in Anlehnung an das Online-Seminar vom 12. November, bei dem die wesentlichen Funktionen von Church-Events vorgestellt werden: https://bit.ly/ce-anleitung-kurz1 
  • Benutzerhandbuch mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Nachlesen: https://bit.ly/ce-handbuch (bitte laden Sie dieses Handbuch nicht herunter, sondern nutzen Sie die Onlineversion, da diese fortlaufend aktualisiert und erweitert wird)
  • Austauschform im Sinne des Nutzer-hilft-Nutzer, sodass Sie sich gegenseitig mit Ihren Fragen und Erfahrungen weiterhelfen können: https://forum.church-events.de/
  • Checkliste für die Umsetzung vor Ort finden Sie untenstehend als pdf.
  • Wöchentlich stattfindende digitale Sprechstunde. Die einzelnen Sprechstunden werden von unterschiedlichen Landeskirchen organisiert, Sie können jedoch an allen teilnehmen. Der Beitritt erfolgt bei allen Terminen unabhängig vom jeweils verwendeten Videokonferenzsystem durch Klicken auf >> Link << über ihren Internet-Browser. Die Installation einer Software ist grundsätzlich nicht nötig:

 

25.11.2020, 17 Uhr,  Zoom-Link, Meeting-ID: 983 8563 1700, Kenncode: 296204, durchgeführt von der EKHN

03.12.2020, 18 Uhr, MS Teams-Link, durchgeführt von der ELKW 

07.12.2020, 18 Uhr, Link folgt, durchgeführt von der EKKW

10.12.2020, 10 Uhr, Zoom-Link, Meeting-ID: 950 4909 8313, Kenncode: 509760, durchgeführt von der EKHN 

15.12.2020, 12 Uhr, Zoom-Link, Meeting-ID: 933 4991 8636, Kenncode: 545589, durchgeführt von der EKIBA

17.12.2020, 10-12 Uhr, Zoom-Link, Meeting-ID: 85 2265 4051, mit Warteraum, durchgeführt von LLK

21.12.2020, 18-20 Uhr; Zoom-Link, Meeting-ID: 920 4526 7692, mit Warteraum, durchgeführt von Nordkirche

  • Weitere Termine werden hier bekanntgegeben 
  • Darüber hinaus gibt es im Hilfebereich der Buchungsplattform Antworten zu häufig gestellten Fragen. 

Wenn Sie eine Integration in ihre Gemeindewebseite vornehmen, müssen Sie die Datenschutzerklärung auf Ihrer Website ergänzen. Dafür stellen wir ihnen folgenden Textbaustein zur Verfügung: 

„Ticketbuchungssystem Church-Events 

Wir nutzen für die Planung von Gottesdiensten/Veranstaltungen im Rahmen der Schutzmaßnahmen gegen die Ausbreitung des Coronavirus (SARS-CoV-2) auf unserer Website die Anwendung „Church-Events“. Church-Events ist ein elektronisches Ticketbuchungssystem zur Vergabe von begrenzten Teilnehmerplätzen unter Pandemiebedingungen, betrieben durch die Fa. Radermacher Consulting GmbH. Mit der Fa. Radermacher Consulting GmbH besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß § 28 DSGVO in Verbindung mit einer Zusatzvereinbarung zur Unterwerfung unter die kirchliche Datenschutzaufsicht. Folgende Daten werden bei der Nutzung des Buchungssystems von Church-Events erhoben: 

Name, Vorname 

Adresse 

Telefonnummer 

E-Mail-Adresse zur Bestätigung der Buchung 

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen werden gemäß den Vorgaben des staatlichen Rechts nach 4 Wochen gelöscht. Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur auf Anfrage zur Kontaktnachverfolgung an die zuständige Gesundheitsbehörde.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung unter ekd.church-events.de.“ 

Checkliste für Kirchengemeinden

23.11.2020

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